Nowy Rok, nowe plany, postanowienia i cele. W każdej z tych sfer, czas jest często na wagę złota. Mamy zobowiązania, terminy, konkretne zadania do wykonania (aby chociażby osiągnąć jakiś cel). Zarządzanie ów czasem – w sposób najlepszy z możliwych – jest zatem naprawdę nieocenione.
W dzisiejszym artykule podpowiadamy Wam, jak zostać niemalże mistrzem planowania i działania 🙂
1. Kara za „złodzieja czasu”
Co najczęściej najbardziej przeszkadza nam w dobrej organizacji? Wiele osób odpowie: czyhający niemal wszędzie złodzieje czasu: social media, komunikatory do rozmów, poczta e-mail, czy przeglądanie przysnął. Głupot i plotek w Internecie. Kolejno, włącza się akurat piosenka, którą uwielbiamy, więc skłania do myśli o niebieskich migdałach. Jak już tak rozmyślamy, to rodzi się pomył napisania np. do przyjaciółki i tak na pogawędce ucieka kolejny czas…
Lista „złodziei czasu jest długa – zwłaszcza, kiedy bardzo nie chce nam się za coś zabrać, to wydłuża się ona niebagatelnie bardzo!
Co z tym zrobić? No cóż…metoda kar i nagród nie tylko w przypadku dzieci sprawdza się dobrze. Nieustanne sprawdzanie social mediów odrywa cię od tego, na czym powinieneś się skupić? Zrób 15 przysiadów, albo 30 brzuszków – gdy tylko zaczniesz przeglądać Instagrama lub Facebooka. Korzyści są dwie ‒ po pierwsze, po kilku takich sportowych sesjach pojawi się odruch warunkowy (bardzo doby i zdrowy odruch!). W końcu sam zaczniesz się kontrolować. Po drugie, poprawi się Twoja forma przed kolejną wizytą na siłowni.
Możemy też zostać mistrzami oszczędzania i za każde oderwanie się od obowiązków (aby sprawdzić, co ciekawego w Internecie) wrzucamy do specjalnej skarbonki 2, czy 5zł.
Zbierając tak (tylko uczciwie!) sami zobaczycie, ile nazbiera się pieniążków – np. przez tydzień- a tym samym, ile tracicie czasu.
2. Działaj etapowo
Nie od razu Kraków zbudowano. Wszelkie podejmowane przez nas działania – zwłaszcza jeśli mają być efektywne, to maraton, a nie sprint.
Dajmy na to: „Napiszę doktorat!” – przychodzi nam do głowy. To duże wyzwanie – nie ulega wątpliwości. Jak się do tego zabrać? Zacznijmy od pomysłu na tytuł całości.
Potem wymyślmy tytuł pierwszego rozdziału. Następnie napiszmy jeden podrozdział. Dosłownie jeden. I zaplanujmy sobie regularne dopisywanie kolejnej części. Krok za krokiem, etap za etapem. Są tacy, którzy mówią, że nawet podróż tysiąca mil rozpoczyna się od pierwszego kroku, i to on jest najtrudniejszy. Doradcy od zarządzania czasem powiedzą raczej, że najtrudniejsze i najważniejsze jest zaplanowanie sobie wielu tysięcy kroków, które mamy do wykonania w tej podróży. I podzielenie ich na etapy.
Często wkrada się w nasze życie chaos i z planowania robi jeden wielki bałagan. Nie rzucajmy się na wszystko na raz i nie podchodźmy to tego, że nasz plan/cel ma być „na już!”.
Konsekwencja, systematyczność, realne działania.
3. Lepiej być godzinę za wcześnie, niż minutę za późno
Możecie zapytać: „Przecież, jak mam zrobić projekt na piątek, do 14:00, to po co wcześniej?”.
Znasz osoby, które celowo ustawiają swoje zegarki na „kwadrans do przodu”, bo to ułatwia im organizację dnia? W porannym pośpiechu są przekonani, że dochodzi już siódma, aż odkrywają, że do siódmej jeszcze 15 minut. Nagle robi się przyjemnie i krzepiąco. „Jednak nie jestem spóźniony? Jak to dobrze!” – taka myśl pojawia się w ich głowach. Masz ważne spotkanie w samo południe? Zrób wszystko, żeby być na miejscu kilkanaście minut wcześniej. Rozejrzyj się po okolicy, uporządkuj myśli, przypomnij sobie, co chcesz powiedzieć.
Jeżeli mamy coś np. wysłać do 16:00, to warto zrobić wszystko, żeby udało się to wykonać np. pół godziny wcześniej. Można wręcz – celowo- zakodować sobie w głowie inną godzinę, niech to będzie 15.30. Sukces w postaci zyskanych w ten sposób minut może zadziałać bardziej dopingująco. Można pójść za ciosem i wykonać szybko kolejne zadanie. Dodatkowy kwadrans czy pół godziny może dać naprawdę dużą dozę komfortu. Uporządkujemy przedpole przed dalszym działaniem/ kolejnym zadaniem i dodatkowo odczujemy satysfakcję z postępów w samorozwoju.
4. Nie wydłużaj czasu na siłę
Bardzo często – w wielu działaniach, nawet codziennych- mamy, jako ludzie tendencje do przedłużania czynności, na które zaplanowaliśmy odpowiednią ilość czasu.
Np. rezerwujemy na zakupy dwie godziny. I mimo że już w pierwszym sklepie zauważyliśmy coś, co nam się bardzo podoba, wchodzimy do kolejnych tak długo, aż wypełnimy cały zaplanowany czas, a nawet go przekroczymy.
Z innej dziedziny. Organizujemy zebranie pracowników, które w złożeniu potrwa 45 minut. I mimo że wszystkie informacje można byłoby przekazać w czasie zebrania trwającego maksymalnie kwadrans (a może nawet wysłać w e-mailu lub powiedzieć w czasie rozmowy telefonicznej), to przeciągamy spotkanie tak, żeby zamknęło się w założonym czasie.Po co? Najczęściej „ dla zasady”- po to, żeby we własnych oczach uchodzić za mistrzów organizacji, których plany realizują się, bo tak chcieli. Pilnowanie tego, co robimy, staje się ważniejsze od szybkości działania.
Następny przykład -z naszego podwórka. Wiele osób idąc na siłownię, stawia sobie cel, który brzmi na przykład: „Dziś spalę 500 kalorii”, i rezerwuje sobie na trening godzinę. A potem? Snują się po klubie, zagadują trenerów, znajomych i recepcjonistki siłowni, bawią się telefonem komórkowym i… w końcu realizują swój cel na moment przed upływem założonego czasu, a można zupełnie inaczej – szybciej, lepiej wydajniej, albo po prostu więcej w założonym czasie. Ważne aby go bez sensu nie tracić.
5. Żyj rozważnie tu i teraz
Nikt nie zachęca do bycia egoistą, ale warto zdać sobie sprawę, że na naszej drodze – codziennie, spotykamy wielu ludzkich „złodziei czasu”. Są to ludzie którzy proszą nas o (nie zawsze uzasadnioną) pomoc i nadużywają wręcz naszej uprzejmości. Gdy podejmujemy decyzję, czy im pomożemy, to musimy pamiętać, że nasz czas ostatecznie zawsze należy do nas i warto dysponować nim z rozwagą. Czasu bowiem nijak nie odzyskamy i często – wbrew pozorom- nie nadrobimy.
Najistotniejsze wydaje się skupienie na tym, co robimy w danej chwili. Żebyśmy np. kładąc się spać – skupili na odpoczynku i regeneracji, a nie rozmyślali o tym, co wydarzy się kolejnego dnia w szkole, czy pracy. Warto stanowczo koncentrować się na tym, co się dzieje tu i teraz. Wtedy łatwiej będzie nam zachowywać się asertywnie i rozważnie.
Prezydent Stanów Zjednoczonych Dwight Eisenhower powiedział kiedyś: „Rzeczy ważne rzadko są pilne, a rzeczy pilne rzadko są ważne”.
Nie musimy tu chyba niczego dodawać 🙂
Polecamy także:
